Małgorzata Machczyńska
tel.: 16 631 01 26 e-mail: ug@wielkieoczy.info.pl pokój nr 2
Kompetencje i zadania (Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Wielkie Oczy - Załącznik do Zarządzenia Nr 123/2019 Wójta Gminy Wielkie Oczy z dnia 12 listopada 2019 r.):
§ 36. Samodzielne stanowisko ds. sekretarsko-kancelaryjnych, kadrowych i obsługi rady gminy:
- zapewnienie obsługi techniczno-organizacyjnej sekretariatu Urzędu Gminy,
- przygotowywanie pomieszczeń i obsługa spotkań oraz zebrań organizowanych przez Wójta, Sekretarza i Skarbnika,
- realizowanie zadań związanych z funkcjami reprezentacyjnymi Wójta,
- prowadzenie następujących centralnych rejestrów:
- zarządzeń Wójta,
- skarg i wniosków,
- upoważnień i pełnomocnictw,
- informacji publicznej,
- petycji,
- sporządzanie wniosków oraz prowadzenie dokumentacji w zakresie zatrudniania bezrobotnych,
- prowadzenie centralnego rejestru korespondencji wpływającej do Urzędu oraz przygotowywanie korespondencji do wysłania,
- bieżąca aktualizacja informacji umieszczanych na tablicach informacyjnych w budynku Urzędu,
- udzielanie informacji interesantom i kierowanie ich do właściwych komórek Urzędu,
- prowadzenie akt osobowych pracowników Urzędu Gminy i innej dokumentacji pracowniczej związanej ze stosunkiem pracy,
- ustalanie praw do świadczeń przysługujących pracownikom w okresie zatrudnienia oraz w związku z rozwiązaniem stosunku pracy, a mianowicie: ustalanie wymiaru urlopów wypoczynkowych, wysokości odpraw pieniężnych, dodatków stażowych, nabycia prawa do nagród jubileuszowych, itp.,
- terminowe wydawanie świadectw pracy,
- prowadzenie spraw związanych z przeprowadzaniem badań lekarskich wstępnych, okresowych i profilaktycznych pracowników,
- prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników Urzędu,
- prowadzenie ewidencji poleceń wyjazdów służbowych,
- prowadzenie spraw dotyczących zwrotu kosztów używania samochodów osobowych nie będących własnością pracodawcy do celów służbowych,
- prowadzenie spraw emerytalnych i rentowych pracowników,
- sporządzanie dokumentacji w zakresie organizowanych praktyk studentów i uczniów,
- prowadzenie ewidencji pieczęci w Urzędzie,
- przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy kierowników i dyrektorów gminnych jednostek organizacyjnych,
- przygotowywanie projektów zarządzeń dot. naboru na wolne stanowisko urzędnicze, wynagradzania, służby przygotowawczej, okresowej oceny pracowniczej pracowników urzędu,
- niezwłoczne zgłaszanie Sekretarzowi Gminy zdarzeń mogących mieć wpływ na powstanie obowiązku złożenia oświadczeń majątkowych osób zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych gminy,
- przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie komórkami organizacyjnymi materiałów dotyczących projektów uchwał Rady Gminy i jej komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady tych organów,
- kompletowanie i przygotowywanie materiałów pod obrady sesji i komisji,
- przechowywanie uchwał podejmowanych przez Radę Gminy,
- prowadzenie i przekazywanie korespondencji do i od Rady i jej komisji oraz poszczególnych radnych,
- podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzeniem i protokołowaniem sesji, posiedzeń i spotkań Rady,
- prowadzenie spraw związanych z przyjmowaniem, przechowywaniem i przekazywaniem do sprawdzenia oświadczeń majątkowych radnych, pracowników urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych gminy,
- organizowanie szkoleń radnych,
- prowadzenie dokumentacji Rady Gminy i jej komisji oraz wymaganych rejestrów, w tym rejestrów przepisów gminnych,
- przekazywanie uchwał Wojewodzie, Regionalnej Izbie Obrachunkowej oraz przesyłanie uchwał do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Podkarpackiego,
- przygotowywanie projektów uchwał wynikających z zakresu czynności,
- współpraca z organami sołectwa oraz udzielanie im pomocy przy organizowaniu spotkań i zebrań wiejskich,
- prowadzenie spraw związanych z organizacją przygotowań i przeprowadzaniem wyborów sołtysa i rad sołeckich,
- prowadzenie rejestru i podstawowej dokumentacji w zakresie przynależności Gminy do związków międzygminnych, stowarzyszeń i fundacji,
- prowadzenie spraw dot. funduszu socjalnego pracowników,
- zaopatrywanie pracowników w materiały biurowe,
- prenumerata dzienników i czasopism,
- wykonanie innych, nie objętych niniejszym zakresem czynności, spraw doraźnych zleconych przez Wójta Gminy.
|